Dein Studio antwortet sofort. Auch sonntags um halb elf.
Die Anfrage kommt, wenn niemand da ist
Die meisten Interessenten melden sich abends, am Wochenende oder mitten im Kurs. Genau dann ist die Theke leer, das Telefon klingelt ins Leere und die Mail wird morgen beantwortet.
Morgen hat die Person das nächste Studio gegoogelt. Wer eine Antwort bekommt, solange er noch sucht, vergleicht nicht weiter.
„Habt ihr noch Plätze im Rückenkurs?“
Antwort am Montag. Die Person hat sich längst woanders angemeldet.
Anruf, Theke voll, niemand geht ran.
Kein zweiter Versuch. Der Anrufer bleibt anonym.
Formular auf der Website, Schritt 3 von 5.
Abbruch. Zu viele Felder, keine Möglichkeit für eine Rückfrage.
So funktioniert es
Vier Stationen, immer in dieser Reihenfolge. Dein Studio muss an keiner davon etwas tun, solange nichts Besonderes passiert.
Jemand eröffnet das Gespräch
Immer die Person selbst, nie das Studio. Das öffnet ein 24-Stunden-Fenster, in dem alles frei beantwortet werden darf. Keine Einwilligung nötig, keine Gebühr.
Der Assistent antwortet aus deinen Daten
Öffnungszeiten, Kursplan, Angebote, Tarife, freie Termine: dieselben Quellen wie deine Website. Dazu das Wissen, das du selbst hinterlegst.
Er bucht, statt zu verweisen
Termin wählen, Name und E-Mail im Chat, fertig. Kein Link auf ein Formular, kein Medienbruch. Der Termin steht direkt in deiner Studiosoftware.
Dein Team übernimmt, wenn nötig
Ein Mitarbeiter antwortet aus dem Postfach, und der Assistent hält sich ab da heraus. Auch das Wort „Mitarbeiter“ in einer Nachricht genügt.
Was der Assistent kann
Vier Bereiche. Die ersten beiden laufen ohne Einwilligung, weil sie zu einem laufenden Vorgang gehören. Die Mitglieder-Ansprache braucht ein dokumentiertes Ja.
Interessent bis Termin
- Fragen beantworten aus Öffnungszeiten, Kursplan, Angeboten und Tarifen
- Termin vorschlagen und buchen, zwei Zeiten zuerst, dann die volle Liste
- Name und E-Mail in einer einzigen Nachricht einsammeln
- Lead anlegen, mit Gesprächsverlauf für dein Team
- Nachfassen, wenn nach zwei Tagen Funkstille herrscht
Rund um den Termin
- Bestätigung sofort nach der Buchung
- Erinnerung am Vortag, mit der Frage, ob es noch passt
- Erinnerung 90 Minuten vorher
- Umbuchen im Chat, eine Antwort genügt
- Feedback am Tag danach
Mitglieder begleiten
- Willkommen an Tag 1 und nach der ersten Woche
- Feedback nach dem Training, 90 Minuten nach dem Check-in
- 14 und 30 Tage ohne Besuch, mit dem Angebot eines festen Termins
- Comeback vor der Kündigungsfrist, Vertragsende 30 Tage vorher
- Geburtstag und Meilensteine bei 10, 25, 50, 100 Trainings
Service für Mitglieder
- Öffnungszeiten und Kurse ohne Anmeldung
- Vertrag, Laufzeit und Kündigungsfrist nach bestätigter Identität
- Kündigung und Stilllegung werden erklärt und ans Team übergeben
- Rein lesend gegenüber der Studiosoftware
Derselbe Assistent sitzt auch auf deiner Website
Der Chat unten rechts auf deiner Studio-Website nutzt denselben Motor und dieselben Quellen. Wer dort anfängt und lieber in WhatsApp weiterschreibt, bekommt dieselben Antworten und dieselbe Terminbuchung.
Wo das Gespräch anfängt
Jeder Weg sagt dem Assistenten, worum es geht, damit er sofort das richtige Ziel ansteuert: Probetraining, Beratung, Frage zur Anzeige. Der Interessent sieht davon nichts, er sieht nur einen normalen Satz.
Die QR-Codes sind der unterschätzte Teil: Ein Aushang in der Umkleide bringt Bestandsmitglieder mit einem Tipp in den Kanal, ganz ohne App-Installation.
Knopf auf der Website
„Per WhatsApp starten“ auf Probetrainings-, Kontakt- und Startseite. Ein Tipp, und der Chat ist offen.
QR-Code im Studio
Am Tresen, in der Umkleide, am Gerät. Wir erzeugen den Code je Anlass fertig zum Ausdrucken.
Anzeige mit Chat-Ziel
Wer aus einer Anzeige kommt, landet im Chat statt auf einer Landingpage.
Einwilligung per QR
Bestandsmitglieder schicken den Einwilligungssatz mit einem Tipp selbst ab. Der Wortlaut wird gespeichert.
Nachrichten, die von selbst rausgehen
Jeder Anlass hat einen Auslöser, eine Wartezeit und eine Bremse. Du siehst die Liste in deinem Kundenportal und schaltest jede Zeile an, aus oder änderst den Text.
Nachtruhe von 21 bis 8 Uhr, mindestens sieben Tage Abstand zwischen zwei Nachrichten an dieselbe Person, egal aus welchem Anlass. Niemand gerät in eine Serie.
Im Vergleich zu Formular und Telefon
Der Unterschied liegt selten in der Technik, sondern in der Zahl der Hürden zwischen Interesse und gebuchtem Termin.
| WhatsApp-Assistent | Terminbuchung auf der Website | Telefon | |
|---|---|---|---|
| Erreichbar | rund um die Uhr, Antwort in Sekunden | rund um die Uhr, ohne Antwort auf Fragen | nur besetzte Zeiten |
| Rückfrage möglich | ja, im selben Faden | nein, nur abbrechen | ja |
| Erinnerung | im Chat, Vortag und 90 Minuten vorher | E-Mail, oft ungelesen | ein zweiter Anruf |
| Umbuchen | eine Nachricht | Link suchen, Vorgang wiederholen | erneut anrufen |
| Danach | Kanal bleibt offen | Kontakt endet mit der Buchung | nichts bleibt |
| Aufwand im Studio | nur die Fälle, die ein Mensch braucht | Buchungen nacharbeiten | bindet Personal an der Theke |
Eine Online-Terminbuchung wartet darauf, dass jemand sie findet und alleine durchhält. Der Assistent begleitet die Person durch dieselbe Strecke und bleibt danach erreichbar. Beides endet im selben Kalender, nur kommen im zweiten Fall mehr Leute dort an.
Rechtlich sauber
Die Person fängt an
Jedes Gespräch wird von der Person selbst eröffnet, nie vom Studio. Antworten auf einen laufenden Vorgang sind kein Werbekontakt.
Werbung nur mit Ja
Mitglieder-Ansprache erst nach ausdrücklicher Einwilligung. Der Wortlaut wird mit Zeitpunkt und Quelle gespeichert. STOPP wirkt sofort.
Ruhe und Abstand
Nachtruhe von 21 bis 8 Uhr, mindestens sieben Tage Abstand zwischen zwei Nachrichten, je Anlass eigene Sperrfristen.
Sparsam mit Daten
Kein Besuchsverlauf, nur der letzte Check-in und ein Zähler. Persönliche Auskünfte erst nach Identitätsbestätigung per E-Mail-Link.
Transparent & fair
Ein Preis je Studio, monatlich kündbar. Die Gebühren von Meta für angestoßene Nachrichten kommen dazu: Antworten im laufenden Gespräch sind frei, eine Erinnerung kostet rund 5 Cent.
zzgl. einmaliger Einrichtung und Meta-Gebühren. Alle Preise zzgl. MwSt.
Häufige Fragen
Wir haben doch schon eine Online-Terminbuchung.
Behaltet sie. Der Assistent bucht in genau dieselbe Software, er holt nur die Leute ab, die den Weg über die Seite nicht zu Ende gehen. Und er ist danach noch da, wenn jemand eine Frage hat.
Ist das mit dem Datenschutz erlaubt?
Jedes Gespräch beginnt damit, dass die Person selbst schreibt. Für werbliche Nachrichten holen wir eine Einwilligung mit gespeichertem Wortlaut, STOPP wirkt sofort, und zwischen 21 und 8 Uhr geht gar nichts raus.
Ich will nicht, dass ein Roboter mit meinen Mitgliedern redet.
Er sagt in seiner ersten Antwort, dass er automatisch antwortet, und nennt den Weg zum Menschen. Sobald jemand aus deinem Team schreibt, hält er sich heraus. Du entscheidest je Anlass, ob er überhaupt losläuft.
Was passiert, wenn er etwas Falsches sagt?
Er antwortet nur aus den Daten deines Studios, nicht aus dem allgemeinen Netz. Bei persönlichen Themen wie Vertrag oder Kündigung gibt er ab, statt zu raten. Jeder Verlauf ist im Postfach nachlesbar.
Welche Studiosoftware wird unterstützt?
Magicline, Agilea und aidoo. Termine landen direkt dort, Check-ins lösen die Mitglieder-Anlässe aus. Ohne Anbindung läuft der Einstiegs-Teil mit einem Google Kalender.
Was kostet mich WhatsApp selbst?
Antworten im laufenden Gespräch sind frei. Nur Nachrichten, die das Studio anstößt, kosten bei Meta Cent-Beträge: rund 5 Cent für eine Erinnerung, rund 12 Cent für eine werbliche Nachricht. Bei 250 Mitgliedern liegt das meist unter 30 Euro im Monat.
Und wenn wir nach drei Monaten nicht mehr wollen?
Die Rufnummer gehört dem Studio, die Kontakte auch. Abschalten heißt: Knöpfe von der Website nehmen, Anlässe aus. Der Chatverlauf bleibt lesbar.
Soll dein Studio sofort antworten?
Lass uns kurz klären, welche Studiosoftware ihr nutzt und wo der Knopf bei euch hin soll. Der Rest ist Einrichtung.